PROSEDUR PENERIMAAN BARANG DI RECEIVING

RECEIVING : Salah satu  department di accounting yang bertanggungjawab atas penerimaan barang kebutuhan operasional hotel.

Fungsi receiving : memeriksa kuantitas ,kualitas ,harga,dan delivery barang yang datang dari supplier ke hotel dan menyesuaikannya dengan Purchase Order ( PO ) yang telah dibuat oleh department Purchasing.

PROSEDUR PENERIMAAN BARANG DI RECEIVING

1.    Department purchasing melakukan pembelian barang dan memilih supplier sesuai dengan Purchase Requisition ( PR ) dari setiap department , Market List ( ML ) dari main kitchen setelah itu diproses menjadi Purchase Order (PO).

2.    Supplier menyiapkan barang – barang yang akan dikirim ke hotel berdasarkan Purchase Order (PO) dari purchasing

3.    Purchase Order (PO) yang telah diproses diserahkan ke accounting (cost control) untuk dilakukan pemeriksaan harga,kuantitas,dan jenis barang yang akan di beli. Bila Purchase Order (PO) disetujui maka  PO ditandatangani oleh accounting dan diserahkan ke receiving bila tidak PO dikembalikan ke Purchasing dengan catatan.

4.    Receiving menerima Purchase Order (PO) dari accounting dan memeriksanya untuk mengetahui barang jenis apa yang akan datang dan diterima oleh receiver.

5.    Supplier datang ke hotel dengan membawa barang yang dipesan oleh hotel / purchasing disertai faktur rangkap 3 (tiga) dan diterima oleh bagian receiving.

6.    Receiver memeriksa barang – barang tersebut berdasarkan kuantitas, kualitas ,harga , dan delivery barang tersebut dan menyesuaikan dengan Purchase Order (PO).

7.    Bila ada perbedaan antara barang yang dikirim dengan Purchase Order (PO), maka receiver berhak menolak serta mengembalikanya barang tersebut  kepada supplier.

8.    Bila barang yang datang  sesuai dengan Purchase Order (PO), maka barang yang datang diterima oleh receiver dan faktur ditandatangan serta ditulis tanggal penerimaan setelah itu di cap “ RECEIVING”. Faktur duplikat / surat jalan yang sudah di cap dan ditandatangan tadi kemudian diserahkan pada supplier untuk ditukarkan dengan PO pada saat kontra bon.

9.    Barang yang telah diterima oleh receiving diinformasikan pada kitchen, store ,atau POMEC.

10.              Selanjutnya receiver membuat receiving report / laporan penerimaan barang rangkap 3 (tiga) setelah itu receiving report tersebut di tandatangan dan disatukan dengan Purchase Order (PO) dan faktur dari supplier dipisah menjadi 3 rangkap.

11.               Purchase Order (PO),faktur,dan receiving report duplikat diserahkan pada account payable / bagian hutang untuk diproses sebagai bukti pengakuan hutang usaha.

CATATAN :

·       Pemeriksaan barang oleh receiving harus teliti, untuk pemeriksaan kuantitas diharuskan memakai alat timbang , dan dalam perhitungan barang harus cermat, untuk pemeriksaan kualitas receiver harus mengetahui tentang standar barang yang ditetapkan oleh hotel, sedangkan untuk harga dan delivery receiver cukup menyamakan antara harga dan delivery di faktur dengan Purchase Order (PO).

·       Berkas rangkap 3 (tiga) yaitu Purchase Order (PO), faktur, dan receiving report duplikat yang telah disatukan  oleh receiver disimpan di receiving sebagai file data / bukti, dan berkas duplikat kedua  diserahkan ke account payable / bagian hutang untuk pengakuan hutang usaha, sedangkan berkas asli diserahkan pada supplier pada saat kontra bon.